Saiba como organizar seu projeto através de um planejamento detalhado e separado em etapas de execução.
Com grandes projetos vêm grandes planejamentos! Pode parecer uma adaptação preguiçosa da frase dita pelo tio Ben do Homem-Aranha (ou pela tia May, para a nova geração), mas este mote é real.
Para que grandes ideias sejam executadas com excelência, a chave do sucesso é o planejamento. Com a organização dos seus próximos passos, é possível otimizar seu tempo e daqueles que trabalham com você neste projeto, evitar retrabalhos desnecessários e até prever possíveis cenários de risco.
E sei que desenvolver um bom planejamento não é algo fácil e rápido de fazer. É preciso muito estudo da situação e do projeto em questão, além da organização de cada passo, ideia e ação.
Neste texto, vamos explorar como o planejamento influencia e pode fazer a diferença principalmente no campo da comunicação. Mas cabe ressaltar que planejamento é algo que vai muito além. É algo necessário em praticamente todas as atividades, independente da área em que você atua: você precisa planejar para realizar um evento, para ter sucesso no lançamento de um produto, para realizar alguma ação interna com os colaboradores da sua empresa, e até para realizar uma viagem (mesmo que pessoal!).
Mas o intuito deste texto não é criar um alarde a respeito da dificuldade de se planejar, e sim facilitar este processo com algumas dicas que podem ajudar, na prática, a colocar suas ideias no papel. Segue essa prosa:
Comece o projeto com uma visão geral (com um checklist)
Pode parecer difícil já conseguir ter essa visão geral ao iniciar um novo projeto, mas o ideal é que você tenha em mente ao menos qual o objetivo de tudo o que está planejando. Com isso, você consegue definir metas, datas (que será um tema importante em breve), e até etapas de execução.
Procure responder essa pergunta: Qual o meu objetivo com essa ação/projeto?
Por exemplo: partindo da ideia que meu projeto é criar uma loja de roupas do zero, vamos definir o objetivo como: “Quero ter uma loja para vender roupas pela internet”. Tendo isso em mente, começaremos a traçar os pontos mais importantes dentro desse processo, como:
Preciso criar uma marca/logo;
Preciso ir atrás da matéria-prima/estudar fornecedores;
Preciso criar uma conta nas redes sociais;
Preciso criar um e-commerce para vender;
Essa lista pode ser extensa… Mas procure enumerar neste momento tudo o que considera importante. Após fazer isso, vamos para a segunda etapa:
Defina seus prazos e suas prioridades (plano de ação)
Neste momento, é hora de colocar todos os tópicos que você enumerou em uma ordem cronológica de ação. Por exemplo, seguindo ainda com o exemplo acima, não faz sentido criar uma conta nas Redes Sociais antes de desenvolver minha marca. O ideal é que seja criado um fluxo de ações.
Desta forma, sua lista de ações será definida por datas/etapas.
Exemplo:
Etapa 1 (realizar até a data X)
Desenvolver marca/logo (não sabe como fazer isso? Vem Prosear que a gente te ajuda!)
Procurar fornecedores para definir quais produtos serão vendidos
Etapa 2 (realizar até a data Y)
Criar conta nas redes sociais e e-commerce.
O importante aqui é não colocar a carroça na frente dos bois, como diz o famoso ditado. Por mais que algumas etapas pareçam mais fáceis ou divertidas de fazer, veja se é o momento certo para elas dentro do seu plano.
Organize datas e responsáveis
Após ter elaborado esse mapa das ações e separado em etapas de execução, chegou a hora de organizar dentro de um calendário de execução.
Separe cada etapa em uma data, de acordo com o tempo que será preciso para executar, e delegue aos responsáveis por cada item. Caso esteja trabalhando sozinho no projeto, organize as ações em sua agenda de acordo com os horários que terá disponível para isso.
O importante aqui é ser realista quanto ao tempo que vai precisar para cada etapa. Nada de colocar prazos “curtos demais para ser verdade”, e depois sobrecarregar ou fazer etapas pela metade. Um dos focos do planejamento é justamente te ajudar a organizar tudo e evitar essa correria.
Acompanhe o andamento do planejamento
Por fim, quanto tudo estiver planejado, é hora de colocar a mão na massa e começar a executar. O ideal é que este planejamento tenha um acompanhamento constante e periódico, para ver se tudo está dentro dos prazos esperados.
Além disso, é importante estar atento aos fatores externos, para conseguir antecipar possíveis riscos e saber como agir. Voltando ao exemplo da loja de roupas, em um cenário de crise onde haja uma defasagem da matéria-prima utilizada na confecção dos produtos, talvez seja necessário repensar os valores e até a previsão de entrega, sendo preciso assim reorganizar estes itens dentro do planejamento. É impossível prever o futuro, mas estar atento aos acontecimentos pode te ajudar a não ser pego de surpresa.
Estes são alguns pontos que podem te ajudar a otimizar seu tempo através de um planejamento detalhado. Nem tudo precisa seguir uma “receita” pronta, mas ter um norte como base pode ajudar bastante na hora de guiar seu projeto.
Mas vamos prosear: gostou dessas dicas para melhorar seu planejamento?
Se precisar de ajuda, me chama para uma prosa.